办展览如何邀请媒体？

传媒如春雨，润物细无声，大家好，我是51媒体胡老师。

我们在办展的时候通常会邀请媒体来参会报道，那么如何邀请媒体呢，有哪些注意事项呢，今天胡老师就跟大家分享下这方面的一些经验。

一、什么时候发出邀请？

• ✅ 提前一个月左右：建议在展览开始前约 1个月 发出媒体邀请，给记者预留充足的时间安排日程；
• 🚫 避开周一发送：记者周一通常需要处理大量积压邮件，容易忽略邀请；
• ⏰ 最佳发送时间：工作日上午 10:00 - 12:00 或下午 14:30 - 17:00，是媒体人注意力最集中的时间段。

二、 需要准备哪些物料？

• 📝 媒体邀请函：包含吸引人的主题画面 + 展览关键信息（时间、地点、亮点等）；
• 📄 新闻通稿：简洁有力、数据化呈现展览/活动亮点，快速抓住媒体注意力 ；
• 📋 媒体联系人名单：可通过日常积累或与专业的媒体服务机构，如51媒体合作，建立精准名单 。🎯

三、 现场要做哪些准备？

• 🎁 媒体包：包括纸质介绍资料、品牌小礼品等，体现贴心服务 ；
• 🪑 媒体接待桌 / 媒体室：签到清单 ✅名片收集盒 📁提供咖啡☕和小点心🍰，营造舒适氛围；
• 🔖 媒体牌 / 胸牌：发放专属标识牌，方便他们在现场自由采访和拍摄 ；
• 📸 固定拍摄区设置：如舞台区域，需划出媒体专用区（如前三排座位），确保良好拍摄角度 。

     如果通过51媒体执行，现场会配备专属媒体统筹人，负责协调采访需求、把控时间节点及突发处理，企业只需对接1人即可降低管理成本。 🎨📱

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我是爱传播的胡老师，2025期待与您携手~