媒体邀约通知短信如何写？有哪些注意事项

传媒如春雨，润物细无声，大家好，我是51媒体胡老师。

在我们准备邀请媒体参加活动或者发布会的时候，通常会准备一则邀约短信，下面我们就通过几个案例分享下媒体邀约短信该如何写，以及一些注意事项。

一、活动/发布会初次联系短信

1、短信撰写核心要点

（1）明确活动基本信息

• 时间、地点：需精确到具体日期、时间段及详细地址（如“2025年6月15日14:00-17:00，北京国际会议中心3层A厅”），可附加交通指引（如地铁站、标志性建筑）。
• 活动主题与亮点：简明扼要说明活动核心内容，例如：“本次论坛以‘AI赋能产业升级’为主题，将发布行业白皮书并邀请马斯克、李彦宏等嘉宾演讲”。

（2）突出媒体专属权益

• 明确媒体参与方式，如：“设媒体专区，提供独立采访席位及资料包”“安排企业高管专访环节”。
• 强调新闻价值，例如：“独家数据发布”“行业领袖对话”等吸引媒体关注的点。

（3）清晰回复要求

• 设定回复截止时间：“请于6月12日18:00前回复‘参加+人数’至本号码”。
• 提供联系人信息：“活动负责人张先生，电话：138-XXXX-XXXX，邮箱：zhang@example.com”。

（4）礼貌与正式语气

• 开头用尊称：“尊敬的[媒体名称/记者姓名]您好！”。
• 结尾表达期待：“诚邀您拨冗出席，共同见证这一行业盛事！”

2、注意事项

（1）因为现在有更便捷的沟通渠道，因此比如第3点就可以不用写，而是等媒体看完以后，确认其是否可以参会。

（2）准备媒体邀请短信的同时，还需要准备更详细的一些物料，比如有哪些嘉宾出席，会议会发布哪些新的成果，可以在会前透露给媒体的新品信息，如果能提前准备一份新闻初稿会更好。

（3）积极回答媒体老师关心的问题，为媒体老师参会提供便捷的服务。

（4）如果某家媒体需要采访或者希望某家媒体进行采访，可以提前沟通参访的相关细节以及采访问题。

二、活动前提醒短信

注意事项：

1. 通常会在活动前一天发提醒短信，以便媒体老师能按时参会；
2. 提醒事宜通常包括：签到时间，路线交通，活动定位，采访事宜，以及其他一些需要注意的地方；
3. 留下联系方式，以防不时之需；
4. 此外还需要为视频媒体提供拍摄位，为开车的媒体提供免费车位等。

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我是爱传播的胡老师，2025期待与您携手~