当举办一场大型活动时，无论是商业活动还是时尚活动，通常都会邀请众多明星、名人出席，他们中的许多人会接受媒体的采访。为了节省时间和双方的精力，主办方一般会准备一间群访间，媒体记者会被安排在群访间内等候，受访者们会陆续前来接受采访。
由于这类活动受访嘉宾和参与群访的媒体记者都人数众多，所以在准备群访间的时候有几点事项需要注意。
首先是群访间的大小和环境。
主办方需要提前统计会有多少媒体记者参与群访，根据媒体人数准备足够宽敞的房间作为群访间。房间内要保持通风，冬天时要有足够的供暖，夏天时要有充足的冷气。
其次是背景板的布置。
在群访间正前方靠墙处，需要设立体现活动名称、主题的背景板，领导、嘉宾们在背景板前接受采访，既显示出活动的正规、大气，也更加美观。
第三，灯光要到位。
群访间内灯光要足够明亮，保证受访者的面光充足，拍摄出的照片和视频清晰、好看。
第四，需要为媒体安排足够的座位。
这类活动通常时间都比较长，媒体记者往往需要在群访间数小时。主办方要安排足够数量的座位，保证每一位记者都有座位，在等待受访者到来的时间里能够得到充分的休息。
最后，群访间里需要准备瓶装水和方便食用的餐点。
由于媒体记者需要在采访间等待+工作数小时，往往至少有一次吃饭的时间要在群访间里度过。在受访者随时都可能到来的情况下，媒体记者很难自行出去购买餐饮，活动现场的安保条件也不会允许外卖送进来，所以主办方需要提前为媒体记者准备好瓶装的饮用水和方便食用的餐点，使记者不至于饿着肚子工作。
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